事例その１：NASとの連携で業務改善！
Ｑ. 今回「Caminacs」と「TeraStation PRO」を業務改善にご活用されようとしているとお伺いしましたが、現状どのような点でお困りなのでしょうか？
小川様： 私どもの会社では、全国にある150の店舗で服地を販売し、加工した上でお客様に商品をお届けしています。注文をいただいてから仕立てた商品をお客様にお渡しするまでオリジナルの伝票を利用しているのですが、この伝票は複写式で、「お見積書」「売り掛け・クレジット原簿」「オーダー伝票」「仕立伝票1」「仕立伝票2」「お客様カード」と6枚綴りになっています。お客様が店舗で商品をご購入されますと、POSによってこの伝票に商品コードや品名などがドットプリンターで印字されます。実はこの複写式伝票は、オリジナル伝票で６枚複写ということもあって、けっこうコストがかかっているのです。また印字するためのドットプリンターも結構高いんですよ。そこで、ドットプリンターの老朽化を機に、コスト削減しつつ業務改善を行えないだろうかと考えました。
Ｑ. 現在の業務の流れを簡単に教えてください。
小川様： はい。現在は、伝票6枚のうち「オーダー伝票」1枚と「仕立伝票」2枚が、商品とともに袋に入れられて全国の店舗から本部にあるオーダーセンターに届きます。オーダーセンターには約30人のスタッフがいるのですが、各自がひとつずつ袋から伝票を取り出し、その仕立内容を確認しながら加工先を決めていきます。そして、「オーダー伝票」は店舗からの問い合わせ対応のためにファイリングしてオーダーセンターで保管し、「仕立伝票」は商品と一緒に加工先へと回します。このように、伝票を商品から一度も離すことなく処理しているので、商品を間違えたり、加工先を間違えたりといったミスがほとんど起こりません。
Ｑ. 業務改善を行ううえで、特に注意されている点は？
小川様： そうですね、30名のスタッフの業務の流れが大きく変わったり、新たな負担が増えたりすることは避けたいですね。従来通り、スタッフ１人１人が自席で１件１件の一連の作業を完了させることがミスを防ぐ一番のいい方法だと思っています。また、導入コストもできるだけ抑えたいですね。
Ｑ. 具体的にはどのようなコスト削減や業務改善を推進しようとされているのですか？
小川様： そうですね。まず複写式伝票をやめて、新しく普通紙のオーダー伝票に移行したいと思っています。これなら、ドットプリンターよりも安価なレーザープリンターを使えますから、いままでかかっていたコストの約50％ほどを節約できると見込んでいます。 また、６枚複写のうちの伝票3枚を1枚の普通伝票に刷新し、いままででオーダーセンターで保管していたオーダー伝票をデータ化することを考えています。つまり、オーダー伝票をファイリングしていた代わりに、スキャナを使って普通紙伝票をデータ化し、その後、普通紙伝票は従来通り商品に同梱して加工先へ渡すという流れへ変更する予定です。 当初は、スキャン機能を持った複合機をオーダーセンターに1台設置しようとしたのですが、30人のスタッフが多い日には１人で１日100件以上のオーダーをこなす時もあり、交代で１台の複合機を使用することはとても非効率だと気がつきました。しかも商品と伝票が離ればなれになるので、スキャン後に伝票を商品に再セットする際、入れ間違うかもしれない。オーダーメイドなので、商品を間違えると大変な事態になってしまいます。従来通りできるだけ自席で業務が完了するような流れが理想的なんです。ですから、複合機だけでは、新しい伝票の導入は無理かもしれないかな、と思っていました。そんな時、出会ったのが「Caminacs」でした。
Ｑ. どんな点で「Caminacs」を導入しようと考えられた理由なのでしょうか？
小川様： まず、コンパクトなサイズですね。これなら邪魔にならずに各自のデスクに置けます。そして、なんといってもコストパフォーマンスの高さです。この性能でこの価格ですからね、オーダーセンター30人全員に導入したとしても、うれしいことにそんなに経費がかかりません（笑）。1人1台なら、スキャンするために席を立つこともないわけですから、自分のデスクの上で、仕立て内容の確認から加工先の選定、「Caminacs」を使った控え伝票のデータ作成、伝票と商品の再梱包も行えて、従来通りミスも起こらいないと思います。スキャン操作もワンタッチで簡単ですし、スピードも速いですから、いままで控え伝票のファイリングをしていた時間とほとんど変わりません。この方法なら、手元での作業の流れを変えることなく、効率よく作業できるのではないかと考えています。また標準のTWAINに対応していることも、他のソフトとの連動を考えると大きなポイントですね。
