仕事力をアップする！
仕事に追われる毎日を何とかしたい！ …と思ったら、時間の使い方、仕事のこなし方をひと工夫してみましょう。 毎日の意識と習慣をほんの少し変えるだけで、仕事の質も効率もグンと上がるものです。
スマートに仕事をこなして、充実したアフターファイブを。 オンとオフをしっかり切り替えて、リラックスできる“ゆとりの時間”を持つことで、翌日の仕事はさらに効率アップ！ まさに、すばらしい好循環ですね。
そこで今回は、“定時に帰れる仕事術”について、そのポイントをご紹介していきます。
朝のさわやかな空気は体調を整えるだけでなく、
思考をクリアにしてくれます。
夜遅くまで残業し、その疲れを引きずったまま朝を迎え、午前中、本調子になるまでに時間がかかる…といった悪循環に陥っていませんか？
夕方から深夜がもっとも仕事がはかどると感じている方は、一日のスケジュールを前倒しにしてみましょう。朝の光を余裕を持って浴びれば、自然に体は目覚め、頭も働き始めます。いつもより1〜2時間早く起き、始業時間よりも少し早めに出社しましょう。仕事の効率とは、始業時間にいかにベストコンディションを合わせるかです。
朝早く出勤することでラッシュを避け、通勤電車での時間を有効活用することができます。今日一日の動きを組み立てたり、企画を練ったり、英語学習などを習慣化したり…。
一日の中でゆっくりと落ち着いて「考える時間」を持つことはとても大事。そういう時間にこそ、良いアイデアが浮かんでくるものです。ひらめきは即ストックしておきましょう。その場でメモするのもいいですし、携帯から会社のアドレスにメールを送っておくのも便利ですね。会社に着いたら、静かな朝のオフィスを独り占め。メールチェックをしながら集中力を高めましょう。
スケジュール管理が効率アップには不可欠
さらに、個々の作業の効率化を！
退社前の片づけの時間ほど「明日はこれをしなきゃ」といったことが次々と頭にわいてくる時間帯はありません。ぜひ、退社前の数分も有効活用を。翌日すべきことはすべて箇条書きにメモしておきましょう。これを「ToDoリスト」といいます。このとき、優先順位や大まかな時間割も決めておくと便利。翌日効率的にスタートを切ることができますし、終わった仕事にチェックを入れていく達成感もありますね。退社前にToDoリストを作成することで、オンとオフの頭の切り替えもきっちりできるのです。
さらに、日々のちょっとした工夫も習慣化すると効果的。 いくつかポイントを挙げてみましょう。
メールや書類などの処理は一度に済ませる
…回数を細かく分けるよりも効率的。
名刺交換後は、すぐにメールアドレスを登録しておく
…いざ連絡を取りたいときに、名刺の束から目当ての連絡先を探し出すのに時間がかかっていませんか？ 今後コンタクトを取る可能性のある人は、その日のうちにアドレス登録をしておきましょう。
複数の仕事を抱えているときは、時間で区切る
…「○分したらこれをやめて、残っていても次の仕事をする」と決めて取りかかりましょう。一つの仕事を終わるまでずっと続けていると、手付かずの仕事が残ってしまい、それがプレッシャーになることも。
すぐに終わる仕事、簡単な仕事は優先順位を考えずにその場で処理してしまう
…小さな仕事を後回しにするクセがついていると、後で大きな負担になります。たまった仕事の数が多ければ多いほど嫌気がさし、意欲も低下します。
必要な書類はスキャンしてデータ化しておく
…スキャンしてパソコンに保存した書類は、再出力せずにメール添付で送信することができます。FAX送信と比べて画質の問題やデスクとFAXの往復など、時間的・コスト的なロスが解消されます。
データ管理をきちんとしておく
…毎日扱うデータをきちんと管理しておくことも、作業効率化の決め手です。データ探しにいちいち時間を割かれていませんか？
一日の仕事を最短でこなすためには、時間管理とスケジュール管理、そして一つ一つの作業のムダをなくし、効率化を図ることが重要なポイントとなるのです。
仕事上手は整理上手！
決め手は、かしこいデータ管理
ムダな時間をなくし、作業を効率化するという点で、日々のデータ管理はとても重要です。「どこに保存したっけ？」とフォルダを手当たり次第に開いていませんか？ パソコン上にデータが散乱していると、目当てのデータを探すのに5〜10分費やしてしまうことも。これが数回繰り返されると、下手をすれば一日1時間以上もの時間のロスになってしまいます。1週間、1ヶ月、1年…と考えると、より実感できるのではないでしょうか。
データの分類・整理には文書管理ソフトが便利ですが、操作が面倒で敬遠する人が多いのが実情。いくら整理しても、使えなければ意味がありません。使える文書管理ソフトのポイントは、以下の3つ。
- ファイリングが簡単である。
- 欲しいデータがすぐに見つかる。
- 必要なデータ・不要なデータの選別に手間がかからない
これらをクリアしたのが、コクヨの『さくっとファイリング』。今までの文書管理ソフトにはない多彩な機能が特長です。
1. 既存データの簡単登録！
ドラッグ＆ドロップで投げ込むだけで簡単に登録できます。
2. 「さくっとキー」で検索も自由自在！
「さくっとキー」一つで、探したい視点のツリー分類を表示。自由に分類を作成できるので、欲しいデータをすぐに見つけることができます。同じクライアントと再び仕事をする場合など、過去のデータがすぐに呼び出せて便利！
3. 使わない書類は「おそうじ機能」でスッキリ整理！
一定期間アクセスのないデータをピックアップし、廃棄リストを作成。このリストから「削除」「バックアップして削除」などを選択できるので、パソコンやサーバ内の容量を抑えるとともに、使えるデータのみが蓄積されます。
さらに、ビューアー機能ですぐにデータの中身を確認することができたり、個人用（マイポケット）・共用（サーバ）タブの切り替えができたりと、インターフェースもシンプルで直感的。データはワンクリックでPDF変換、メール添付も可能なので、書類をフル活用することができます。
データは活用してこそ。必要なものだけを、検索しやすい状態で保存し、スピーディーに活用することで、オフィスワークの効率はグンとアップするのです。
マニュアル不要の簡単操作がうれしい『さくっとファイリング』。直感的に操作できるシンプルなボタン構成なので、文書管理ソフトを初めて使う方でも簡単＆スピーディーに文書管理ができます。さらに、30年以上に及ぶファイリングのノウハウを持つコクヨならではの機能が満載。仕事で毎日文書を扱う人にとっては、仕事の効率化をサポートする頼もしい味方となってくれることでしょう。
文書管理にこれ以上時間を取られたくない方、文書管理ソフトに興味はあったけれどハードルが高いと感じていた方は、まず無料体験版を試してみてはいかがでしょうか。