長谷川氏は2007年10月に税理士事務所を法人化し、オフィスの移転・拡大を機に、積極的にペーパレス化を進めていきたいと語ります。

「紙は怖い(笑)。蓄積しはじめると、もう手のつけようがない」と長谷川氏。 「申告書、内訳書や決済書…業務で発生する膨大な紙書類。たとえば、申告書ひとつとっても40枚以上が何種類もあって、しかも法律で10年間の保存が義務づけられているから捨てるに捨てられず、気づけば事務所は増殖する紙々に占領されていた(笑)」どんどん溜まっていく紙書類の保管スペース確保に頭を抱えていた長谷川氏が、解決策として選択したのが、コクヨのドキュメントスキャナ『キャミナックス』でした。

「4年ほど前に、ドキュメントスキャナを使っていたのですが、画像化したデータの取り込みは遅いうえ、文字認識もよくなかったですね。でも、『キャミナックス』で試しにA4の紙書類をスキャニングしたら、「毎分25枚高速スキャン」とカタログ通り、速い！音も静かでいっぺんに気に入りました。あらかじめ設定してある番号を選ぶだけでスキャンできるし、コンパクトなのに高性能ですね。溜まりに溜まっていた書類もアッという間に片づいて、もっと早く買えばよかったです」

「『キャミナックス』のカタログを見て、なんといっても文書管理ソフト付きというのが魅力でしたね。以前、使っていたスキャナは管理ソフトが付いてなかったので、データにファイル名をつけ、さらにファイルを分類するためのフォルダを作りまくる…その作業が面倒くさくて、結局やめてしまったんです」

『キャミナックス』は、スキャナで紙文書をデータ化するだけでなく、取り込んだデータを付属の文書管理ソフトウェア『さくっとファイリング』で整理できるのが大きな特長です。「紙文書をスキャンしたデータはもちろん、PC内にあるExcel、Wordなどで作成した既存ファイルもどんどん投げ入れて、1つのデータベースに保管できるから、管理もラクです」
「また、スキャナからダイレクトに登録もできるから、これは非常に便利。紙文書は古くなるとどうしても劣化してしまうので、まとめて『キャミナックス』で電子化し、保存しておけば安心ですね。また、定期的に“自動おそうじ機能”を使えば、削除したりバックアップを取ったりしてデータ管理も手軽にできます」

また、検索機能についても「欲しいファイルがすぐ見つかる」と好評。「クライアント名や書類名など自分がよく使う分類キーワードで登録して、パッと取り出せる。たとえば、「申告書」「法人税」とキーワードを組み合わせ、絞り込み検索もできるのも便利。また、登録年月日や書式など6つの切り口から検索が可能なので、いくつもの切り口で検索すれば、さらにスピーディーに探し出せる」「さらにありがたいのが、OCR機能（文字認識機能）です。ファイリングされている文章内の文字でテキスト検索ができる。まさにネット検索する感覚なんですよ！」

「コンパクトで操作も簡単。高性能なスキャナに文書管理ソフトと名刺管理ソフトが標準装備されている。紙書類や名刺の整理もできて、この価格。“価格＜機能”という感じで、『キャミナックス』はコストパフォーマンスの高い製品だとつくづく思いました。これからも、ペーパレス化に、業務の効率化にフル活用していきます。やっと、紙にうもれる毎日から開放されそうです(笑)」