仕事力をアップする！
ビジネスシーンでこれだけパソコンが普及し、交わされる文書のほとんどがデジタル化しても、デスク周りはいつも書類であふれかえっている…ということはありませんか？ データをその都度プリントアウトして確認したり、同じ会議の資料を何人もの社員が保管していたり。ムダな書類を保存しておくのは意味がありませんし、書類の山に埋もれて肝心のデータがすぐに取り出せないようでは本末転倒ですよね。
そこで、必要な書類だけを検索しやすい状態でラクラク保存できる、とっておきの方法をご紹介します。
見るたびにウンザリする膨大な量の紙…
できるだけためこまない習慣作りを
すぐに紙でいっぱいになってしまうデスク周り。いざ年末の大掃除で分別してみると、いらない書類がたくさんあった…という経験はありませんか？
必要ないはずの書類を、「もしかしたらまた要るかも…」と思ってしまうのは、散らかしてしまう人特有の強迫観念。一度「いらないものはすぐ捨てる」という流れを作ってしまえば、本当に必要なデータはどれなのかがわかりやすくなってきます。ひとつの仕事に区切りがついたら、いらない資料は思い切って捨てる習慣を身に付けましょう。
書類の山ができてしまうと、場所を取るだけでなく、重要な書類がわからなくなったり、忘れてしまったり、という問題も発生します。膨大な山の中から目当ての書類を探すのは、けっこうな時間のロスになるもの。そんなことに時間を取られていてはもったいないですよね。
オフィスワークを効率化するためには、書類は常に選別し整理しておく必要があります。ただ雑然と保管されていたのでは、すぐに活用することができません。ビジネス文書は活用してこそ。重要な情報はみんながすぐに取り出せる形で、分類・整理しておきたいものですね。
オフィスワークを効率化するためには、書類は常に選別し整理しておく必要があります。ただ雑然と保管されていたのでは、すぐに活用することができません。ビジネス文書は活用してこそ。重要な情報はみんながすぐに取り出せる形で、分類・整理しておきたいものですね。
「あとで使うかも」と思ったら
即、データ化してパソコンの中へ
プロジェクトが終わっても、同じクライアントと再び仕事をする可能性がある場合や、同じ商品で別のクライアントへの提案が続く場合は、同じ書類を活用することになるかもしれません。「終わった仕事の書類でも捨てられない」というのはそういうときですね。
しかし、資料の大半はデータをプリントアウトしたものがほとんど。元データがパソコン内にある場合は、出力物はできるだけ保存しないと決めましょう。
「元データを探しても見つからない場合のために、プリントアウトを手元に置いておいたほうがよい」という場合もあります。デジタルデータが見つかりやすければ、出力物は捨てる。同じ資料は一部だけ残して、後は捨てる。この単純なルールを徹底しましょう。
もともと紙媒体の資料の場合は、スキャンしてデータ化してしまうと便利です。分厚い本や大量の資料は、必要な部分だけスキャンして保存しておけばいいのです。
パソコンの中なら場所を取りませんし、必要なときにはいつでもプリントアウトすることができるので安心ですね。たぶん必要ないけれど、念のため…という書類は、スキャンしてから破棄するようにしましょう。
パソコンの中なら場所を取りませんし、必要なときにはいつでもプリントアウトすることができるので安心ですね。たぶん必要ないけれど、念のため…という書類は、スキャンしてから破棄するようにしましょう。
書類探しでもう迷わない！
データ化すれば欲しい書類もすぐに見つかる
スキャンしてデータ化するのは便利ですが、「1枚スキャンしたら次の書類をセットして、終わったらまた次の…という繰り返しが面倒で」という方も多いのではないでしょうか。
1枚ずつセットするのではなく、まとめて書類をセットできて、しかも毎分25枚（A4）という高速スキャン（※1）ができる 『さくっとファイリング by Caminacs（キャミナックス）』なら、あふれる書類もスピーディーにデジタル化！ 操作もボタンを押すだけ、という手軽さです。ボタンにはよく使うスキャニング設定をあらかじめ9種類まで自由に設定しておくことができるので、スキャニングの度にパソコン画面上でいちいち設定する必要がありません。持ち運びに便利なコンパクトサイズで、デスクで邪魔にならないのもうれしいところですね。
また、文書管理ソフトウェア『 さくっとファイリング 』がついているので、併用するとさらに便利です。スキャンする際、立ち上がった登録ウィンドウに情報を入力すると、デジタルデータと同様に「案件」「書式」「登録時期」など6つの切り口（ファセット）を登録可能。この6つの切り口を組み合わせることで、探したい視点で検索できるようになります。
また、画像形式のデータからもテキストを抽出する「OCR（文字認識）機能」もついているため、画像形式のデータもテキスト検索対象にすることができます。上記の6つの切り口での検索方法ではひっかからなかった文書も、テキスト全文で確実に検索することができますね。紙のままで保存しておくより確実に、スピーディーに文書を活用できるでしょう。
たとえば提案書作成の場合など、過去のデータを上手に活用することで、時間をグッと短縮し、さらに質を上げることができます。文書をしっかり管理し、それをみんなでうまく共有すれば、部署や会社全体で能率アップすることができますね。
（※1）片面、200dpiモノクロ・グレースケールにて読み取りの場合です。パソコンの性能やソフトウェアなどの環境により、読み取り枚数は低下する場合もあります。
（※2）使用例はイメージです。実際にはスキャンする側を裏面にしてご使用ください。
デジタルデータは場所を取らないだけでなく、“検索してパッと取り出せる”という、大きなメリットがあります。煩わしい書類整理から解放されて「ああ、良かった！」で終わらせるのではもったいないですね。データの有効活用を心掛けて、オフィスワークのさらなる効率化を図りましょう。
『さくっとファイリング by Caminacs 』なら、まずスキャニングに手間がかかりません。付属の文書管理ソフトウェア『さくっとファイリング』と併用すれば、誰でも手軽に効率的な文書管理ができるようになります。 紙の書類の煩わしさから解放されたい方、文書を活用しきれていない方は、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。