KaTaSu 活用術
KaTaSu〈カタス〉を活用した
書類の整理術をご紹介しています。
膨大な個人資料の整理にお悩みの方必見です。
書類を探しやすくするKaTaSuが、
あなたの働き方カイカクをお手伝い!
Method1「書く」「立てる」「捨てる」
「見出しを書いて」「書類を立てて」
「不要な書類を捨てる」
この書類整理の基本から始めましょう!
- 書類が探しやすい
- 書類が取り出しやすい
- 作業スペースが広くなる
Technique 1書く
ファイルに見出しを書くのが書類整理のスタートです。
見出しを書くには、カンタンに見出しを付けることができるKaTaSuの
クリヤーホルダーがおすすめです。
見出しを書くと、
書類が探しやすい!
Technique 2立てる
見出しを書いたら、次に書類を立てる!
KaTaSuのファイルボックスとドキュメントバッグがおすすめです。
立てると書類が取り出しやすく、
作業スペースも広くなる!
Technique 3捨てる
不要な書類は、自分のルールを決めて定期的に捨てる!
捨てると、さらに書類が
探しやすい!
ルール①収納スペースで決める
例)ファイルボックス1箱に入らない
書類は捨てる!
ルール②保存期間で決める
例)1週間経過した書類は捨てる!
ルール③閲覧頻度で決める
最近見ていないのでデータ化する!
Method2直感ファイリング
書類を「すぐにとりだせる」
「迷わず捨てられる」ために、
ファイルボックスを用いた
直感ファイリングをご紹介いたします。
- 考えなくても視覚的に判断できる
- 単純なルールで運用できる
- 使うor捨てるの優先順位が分かる
ルール①カラーで分類する
ファイルボックスとクリヤーホルダーを色で分ける
探しやすくなる。
例カラーのファイルボックスを使いそれぞれの色に
「未処理」「進行中」「処理済」など自分なりの意味を持たせて分類する。
さらに!クリヤーホルダーに色付きの
ふせんを貼って、カラー分類する。
またはクリヤーホルダーに色付きの
インデックスラベルを貼ってカラー分類する。
ルール②手前に戻す
使い終わった書類は左側(手前)に戻す
例作業を終えた書類をファイルボックスの左側(手前)に戻す。
これを繰り返せば使用頻度の高い書類が左側に。
さらに!重要な書類のクリヤーホルダーに
異なる色のふせんを貼る。
または重要な書類のクリヤーホルダーに
異なる色のふせんラベルを貼る。
ルール③容量・頻度で捨てる
処分する書類は右側(奥)からふるい分ける
例ルール②を実践すると、処分候補の書類が右側へ。
ファイルボックスに書類がいっぱいになったら、書類を捨てるタイミング。
Method3ダブルインデックス(WI)
ファイリング
大量の書類をあつかう方にはこちら。
「系統」と「50音順」の両方で目的のファイルが検索できるダブルインデックス(WI)ファイリングがおすすめ。
- 大量の書類の中からでも
目的の書類がすぐに見つかる - ファイルが増えても、
見出しを書き換えるだけで
簡単に整理・保存 - 書類を
「系統」「50音順」の両方で
検索できる
STEP1「単身ファイル」をつくる
1つのファイルの中に2つのインデックスを設ける
まずはファイルを用意し、1つのファイルの中に「メインインデックス」と「サブインデックス」の2つの見出しを設けます。ファイルを作成したてで書類が少ない時は、「単身ファイル」としてメインにのみタイトルを書き、サブは空白のままにしておきます。この段階で、メインインデックスで50音順に配列すると、辞書のように簡単に整理・検索ができます。
STEP2「グループファイル」をつくる
関連性のある「単身ファイル」を集めて「グループファイル」にする
ファイルの量が増えてきて、「単身ファイル」に関連性が出てきたタイミングで再整理します。再整理と言っても仕組みから作り変えるような手間は不要。「メイン」に共通のグループ名を新たに書き、「サブ」にこれまでの単身ファイルのタイトルを記入すれば「グループファイル」が完成します。
STEP3「50音順」に並べる
「単身ファイル」と「グループファイル」を共存させて50音順に配列する
「単身ファイル」も「グループファイル」も含めてメインインデックスで50音順に並べると、50音順配列でありながら、関連したジャンルをグループ化できるので、検索性があがります。しかも、関連した「グループファイル」は一括して取り出せるし、戻す時も簡単です。
WIファイル特設コーナー
WIファイルに応用できる!
2分割された大型背見出し付きなのでWIファイルに応用できます。
袋形状でA4書類以外の資料やモノも入れられ、デスクの上を簡単に整理できます。
グルーピングホルダー(KaTaSu)
(ポケットタイプ)
「WI式大型情報カード」が
ダウンロードできる!
WIファイルを本格的に実践される方におすすめのツールをご用意しています。
PDF:447KB
※グルーピングホルダー〈KaTaSu〉(ポケットタイプ)フ-KGPV750Tの
背見出し紙としてご使用いただけます。
PDF:453KB
※グルーピングホルダー〈KaTaSu〉(ポケットタイプ)フ-KGPW750Tの
背見出し紙としてご使用いただけます。
KaTaSuは
全国の文具店、販売店、
ネット通販サイト
などで購入いただけます。