KaTaSuを使い始めたきっかけを教えてください。

森本様） 私たち人事総務部門には、他の部署や全国の拠点から、申請書類を中心に大量の書類が送付されてきます。また、各拠点で人材の採用も行うため、履歴書もよく送られてきます。それぞれの書類は、まずは仕掛かり書類として扱われるので、担当個人の書類として管理されます。日々発生する書類と各拠点からの書類の中から、必要な書類を探し出すのに時間がかかる他、不要になった書類の区別がしにくいため、捨てても良いはずの書類が残り続け、個人デスク周りが大量の書類であふれていました。
書類が多すぎると、書類の検索に時間がかかるだけでなく、執務スペースも書類に占拠されるため良いことはほとんどありません。
ある時、コクヨさんと仕事のつきあいがある担当から、KaTaSuのことを教えられたことがきっかけで使い始めました。

今まで書類をどのように保管していましたか？

小原様） 私は、拠点から送られてくる履歴書や社内書類をそれぞれ1枚ずつクリヤーホルダーに入れていました。
各拠点から日々送られてくるので、いつも大量のクリヤーホルダーがデスク上にあります。
クリヤーホルダーには、長い期間で確認する必要がある書類について、紙のふせんを書類に貼ってインデックスにすることで、すぐに探し出せるように工夫をしていました。ただ、紙のふせんだと、飛び出し部分がよれてきたり、何かの拍子で外れることがありますので、不便に感じていました。この不便さもあり、すべての書類にインデックスを付けることはしていませんでしたが、今思うと、インデックスを付けていない書類が放置され続けることになり、書類が減りにくい状態だったように思います。

KaTaSuを使ったら書類整理はうまくいきましたか？

小原様） はい。まずは、デスクの上の書類をすべてインデックスホルダー〈KaTaSu〉（ふせんカバー付き）の１山タイプで保管するようにし、すべての書類にタイトルを付けることにしました。タイトルを記入したふせんがカバーで覆われるので、ふせんがよれることがなくなり、書類をきれいに並べることができるようになりました。
また、書類を立てて置くために、ファイルボックス〈KaTaSu〉（取っ手付き・スタンドタイプ）も使っています。ちょうどクリヤーホルダーが入るサイズですし、ななめカットのボックスなので、書類の出し入れや書類の検索のしやすさがちょうど良いと思います。KaTaSuで書類を整理しだしてから、不要な書類もすぐにわかるようになり書類を捨てる習慣がつき、以前より書類が１／３程度減り執務スペースに余裕ができたと思います。

森本様） 小原は、これまでも書類をキチンと整理していた方だと思いますが、KaTaSuを使うことで以前より仕事がスムーズにはかどっているように感じています。小原が個人で整理している書類を私が確認で使うことがあるのですが、すべての書類にタイトルを書いて立てて置いてくれていますし、書類の量も減ってきているため、小原がいなくても書類をサッと探せるようになり、助かっています。このように、関係者も書類を見つけやすくなるのもポイントですね。

KaTaSuを使ううえで何か工夫したことはありますか？

小原様） ある程度直感的に書類を探せるように、書類の内容別に、タイトルを記入するふせんの色や、ファイルボックスの色で分類しています。今は全ての書類にインデックスが付いているので、これまで直感的にインデックスがあるものを探すようにしていたやり方を見直しました。慣れるまでに少し時間がかかりましたが、今では直感的に色で見分け、その中からタイトルを見て必要な書類を探すという書類整理方法が自然と身につきました。

森本様） 私もファイルボックスの色で書類を分類する方法は以前から行っていましたが、さらにタイトル部分も色で分類することで、必要な書類が見つけやすくなりますね。

最後に一言お願いします。

小原様） 実は、はじめはインデックスのカバーを付けるのが少しわずらわしく感じていましたが、何枚か作るうちにすぐに慣れてきたので今ではスムーズに使っています。KaTaSuを使っていれば、必要な書類だけでなく不要な書類もすぐに探せ、不要な書類を増やさずに済むことで執務スペースも窮屈にならなくなるので、このまま継続していきたいです。

森本様） 実際に使ってみないと良さがわからないので、まずは人事・総務部門でKaTaSuを使ってみました。部門ごとに扱う書類や運用方法が異なると思いますが、働き方改革の一環として、他部門へも紹介できればと思います。