KaTaSuを使い始めたきっかけを教えてください。

平山様） 当社は、カタログに代表されるグラフィックやホームページなどを制作するデザイン事務所です。
職業柄、個人ワークが中心となりますので、毎日の朝礼や終礼でメンバーとコミュニケーションの場をもち、必要に応じてスケジュールの再調整や人員の割り振りを行うようにしています。それでも、どうしても残業せざるを得ない状況が多々発生するので、何か無駄を削減できないかと考えオフィスを見回すと、個人のデスクには校正原稿が山積みされている、つまり原稿を探すのに時間がかかっているのでは、と考えました。
そのような時、ちょうどお取引先のコクヨさんから、KaTaSuが発売されたのを知りました。
社会テーマである「働き方改革」と言うと何から手を付けて良いか迷ってしまいますが、まずは身近な個人のデスク周りの整理から始めてみようということで、私と部下の中野でKaTaSuを使い始めました。

今まで校正原稿をどのように保管していましたか？

中野様） 私は、普段クライアントから修正業務の依頼を受けて、修正・校正をしていますので、その校正原稿をクリヤーホルダーに入れていました。複数のクライアントから受けた販促物を同時進行で進めており、個々の案件で完成するまでの修正履歴がありますので、手元に大量の校正原稿が発生します。
クリヤーホルダーにはタイトルを付ける機能がないので、一番上の原稿を見て、必要なものを探していました。毎日確認が必要な原稿はデスクの上に平置きで、スケジュールに余裕があるなど毎日は確認する必要がない原稿やその他の書類はブックエンドに立てて保管していました。これまではタイトルを付けていなかったので、多数の原稿から必要な原稿を探すのに時間がかかりましたし、平置き原稿があると作業スペースが少なくなるという弊害がありましたので、自然とストレスを感じていたかもしれないですね。

KaTaSuを使ったら書類整理はうまくいきましたか？

中野様） はい、私は、インデックスホルダー＜KaTaSu＞（ふせんカバー付き）の１山タイプを使っているのですが、普段使っているふせんでクリヤーホルダーに簡単にタイトルを付けることができるので、とても便利です。タイトルを付けるだけで、以前よりも早く必要な校正原稿を取り出すことができるようになりました。また、平置きしていた原稿も含めて、全てKaTaSuのファイルボックスに保管するように変えました。と言いますのも、KaTaSuのファイルボックスはカラーバリエーションが豊富なので、色ごとに書類を分けて整理することができるからです。全ての書類を立てて整理することができるようになったので、これまでより作業スペースを広くとることができるようになりました。

平山様） 私も中野と同じKaTaSuを使っています。ファイルがKaTaSuのホルダーだけになり、書類が探しやすくなったと実感しています。以前の中野のように、書類の使用頻度に応じて平置きと立て置きを併用する人が多いとは思いますが、やはり全て立てて整理することで、書類の検索性は向上すると思いました。
また、特に中野のようなデザイナーは、校正原稿をデスクの上で広げてチェックすることが多いと思いますので、平置きを止めることのメリットは大きいように思います。

その他、良かったことはありますか？

中野様） クライアントから問合せの電話が来た時には、ファイルボックスに立ててあるクリヤーホルダーのタイトルを見て、 必要な原稿をすぐに片手で取りだせるようになったので、クライアントを待たせることなく、スムーズな対応ができるようになりました。それと、ふせんの色やタイトルを記入するペンの色ごとに書類の分類をするなど、自分なりに工夫しました。そうすることで、さらに書類の検索性がアップしたように思います。

平山様） これは想定していませんでしたね。実際に使ってみてはじめてわかった相乗効果です。
KaTaSuのインデックスホルダーは、市販のふせんを使うということで、中野のように応用することができるのはとても便利だと思いました。

最後に一言お願いします。

中野様） はじめはタイトルを付けることが手間と思いましたが、KaTaSuはそれほど手間を感じずにできました。KaTaSuを使ってから、仕事が自然とスムーズに進む感じがしています。同僚も私の原稿整理を見て、KaTaSuを使い出しました。それ程手間をかけずに継続していけそうなので、今後もKaTaSuを使い続けたいです。

平山様） はじめは、少しでもムダを削減できないかなという気持ちでしたが、校正原稿の検索性向上だけでなく、校正業務のスペース確保や大切なクライアントへの対応にも良い影響が出ました。良いサイクルが回りそうなので、東京支社全てでのKaTaSuの活用を検討していきたいと思います。