ファイリングのルール

ファイリングを導入すると、棚にラベルを付けた状態でファイルが並ぶ、というように、結果として、目に見えるかたちで書類が管理されていくことになります。書類が適切にファイリングされるためには、以下の基準が定められている必要があります。

1.重要な文書とそうでない文書
2.機密性の高い文書とそうでない文書
3.作成された文書が紙媒体で保管されるのか、他の媒体でされるのかの違い
4.文書の保存期間の違い、廃棄方法の違い
5.文書の分類方法やタイトルの付け方の違い

これらをしっかりとルール化することにより、最適な収納やファイル方法を見つけ出すことができるでしょう。あなたのオフィスでも、まずはこの5つの基準を定めてみて、実際にファイリングを導入してみてはいかがでしょうか。