ファイリングとは、ひとことで言うと「書類の整理・保管方法」ですが、正しくは「書類を一定のルールにしたがい、分類・整理し、保管から保存、廃棄への流れを運用するしくみ」です。ここではある会社にファイリングを導入し、維持していく過程を見ていきましょう。

まずは、書類の効率的な扱い方をマスターしましょう。『書く・立てる・捨てる』この3原則を守って行動すると、書類が山積みになることもなく、不思議と整理整頓されてきます。

書類整理の３原則

1.書く（タイトルを必ず記入する）
2.立てる（書類は横積みしない）
３.捨てる（不要書類は随時廃棄する）

これでファイリングを導入する土台は整いました。しかし、全体を見てみると、個人まわりの書類だけではなく、倉庫に保存している書類もあります。会議の資料を作成するため、過去の書類を探して1日終わってしまった！なんて経験はありませんか？組織的な運用ルールがないと、書類の検索に時間がかかったり、必要な書類が出てこなかったり、保管・保存スペースがなくなったりしてしまいます。保管から保存・廃棄へと流れるしくみをきちんと作ることで、書類検索時間の短縮、保管・保存スペースの削減が見込め、結果的には、仕事の生産性が向上することになるのです。

ファイリングの３原則

さて、ファイリングは導入するだけではなく、続けていくことが大切です。継続していくことで、業務の生産向上性が高まっていきます。ファイリングは「導入することより、維持することが難しい」。しっかり維持していってこそ、真のファイリングといえるでしょう。